В любой даже очень маленькой компании, состоящей из одного сотрудника, будет хоть один «цифровой актив». Разберемся, что это такое и почему порядок и учет необходим.

Что такое цифровой актив?

Четкого, общепринятого определения «цифрового актива» пока нет. Есть значение «цифрового финансового актива» (ФЗ от 31.07.2020 №259-ФЗ), под которым понимают «цифровые права, включающие денежные требования».

Мы же под «цифровым активом» понимаем следущее: цифровой актив — информационный ресурс, существующий в виде уникального идентификатора. Право на цифровой актив принадлежит физическому или юридическому лицу.

Критерии цифрового актива

• Электронный вид — набор байтов.
• Утеря цифрового актива — риск, никто не гарантирует его восстановления.

Как определить цифровой актив?

Любая учетная запись, сертификат, атрибут цифровой идентификации является «цифровым активом». Например, у нас сейчас зафиксировано 58 типов (на самом деле их больше) цифровых активов.

Примеры цифровых активов

Актуальный список на 21.02.2023

• Домены;
• Сертификаты;
• Лицензии на цифровые продукты;
• Логотип;
• Брендбук;
• Конфигурации программного обеспечения;
• Криптовалюты, подтвержденные ключом;
• Учетные записи к банковским приложениям;
  • ответы на контрольные вопросы
• Учетные записи к Saas-сервисам;
• Учетные записи к корпоративной почте;
• Учетные записи к внутренним системам;
• Учетные записи к серверам;
• Атрибуты цифровой идентификации;
• Устройства, авторизованные к корпоративным аккаунтам;
• Электронные книги, инструкции, руководства;
• Заказные материалы: тексты, фото, видео;
• Патенты, свидетельства о регистрации.

Рекомендации по сбору и хранению

Почему учитывать, хранить и управлять цифровыми активами — важно? Потому что потеря актива может привести к финансовым и/или репутационным рискам. Некоторые цифровые активы невозможно восстановить.

Права на цифровые активы

Все цифровые активы компании полностью принадлежат ей. Следовательно, максимальный уровень доступа к цифровым активам должен быть у руководителя компании.

Он в свою очередь может передать управление цифровыми активами заместителю — техническому директору, руководителю IT.

Те выстраивают иерархию ниже: например, в ведении и управлении отдела маркетинга находятся цифровые активы по Saas-продуктам, а у бухгалтерии по банковским приложениям.

Такая структура реализована в менеджере TeamDo.

Сбор и хранение цифровых активов

Сбор реестра цифровых активов компании похож на процедуру инвентаризации: нужно собрать все цифровые активы.

Начать можно в обычном файле, но со следующими ограничениями:

• Нужно назначить одного ответственного сотрудника, который соберет все данные;
  • цифровой актив, владелец цифрового актива, пользователи цифрового актива
• Реестр — документ, хранимый на локальном устройстве компании (это не должен быть гуглдок или расшаренный «для всех» документ);
• Ответственный сотрудник должен подписать NDA, по которому не имеет права передавать данные третьим лицам.

Материалы по теме:

• Цифровой актив ВКонтакте 
• Цифровой актив в Телеграм 
• Инструкция: Как малому и среднему бизнесу навести порядок во всех паролях