- 6 мин
- 3453
В данной статье перечислены основные проблемы документооборота предприятий среднего и малого бизнеса: использование контрафакта, отсутствие стандартов оформления документов, слабые сотрудники.
Чаще всего проблемы с документами и документооборотом возникают в компаниях, продающих услуги. Связано это со слабой формализацией рабочих процессов. В компаниях, продающих товары, дела обстоят несколько лучше: учёт товаров и использование 1С или подобных систем заставляет компании уделять время созданию информационной системы.
Часто нам приходится сталкиваться с проблемами получения исходной информации от наших Заказчиков. Просим дать нам логотип компании в электронном виде, а получаем напечатанную визитку. Прайсы, описание компании, реквизиты — всё это очень часто попадает к нам в печатном виде. Вторая проблема — неумение пользоваться электронной почтой, архивированием информации, флэш-картами и бесплатными в Томске интернет-сервисами.
Типовая ошибка №1. Использование контрафактного программного обеспечения
Сейчас по российскому законодательству директор компании отвечает за использование нелицензионного программного обеспечения. Если ваш сотрудник самостоятельно поставит контрафакт, то оштрафуют вас.
Правило № 1. В компании должен быть принят общий стандарт — список программ, которыми пользуются сотрудники. Это означает, что ваш сотрудник не может самостоятельно, без вашего ведома, установить «очень нужную и прикольную программку».
Правило №2. Все сотрудники должны пользоваться одинаковым набором программного обеспечения.
Для небольшой компании достаточно использовать небольшой набор платного (или бесплатного) программного обеспечения:
| # | Группы | Задача | Платное | Бесплатное |
| 1 | Операционная система | Для работы компьютера «в принципе» |
MS Windows | Linux, FreeBsd и т.д. |
| 2 | Приложения для основного документооборота |
Создание договоров, прайсов | MS Office | Sun OpenOffice.org |
| 3 | Приложение для отправки/получения электронной почты (e-mail) |
Обмен письмами с клиентами, поставщиками и партнёрами |
The Bat | Mozilla ThunderBird, MS Outlook Express* |
| 4 | Приложение для Интернета | Поиск информации. Использование бесплатной почты |
Mozilla FireFox, Internet Explorer* |
|
| 5 | Файловый менеджер | Удобная работа с файлами | Total Commander | Explorer*, FAR |
| 6 | Специализированное программное обеспечение для основного бизнес-процесса |
Например, программа для ведения Базы предложений Агентства недвижимости |
Отраслевое решение |
|
| 7 | Приложение для просмотра графических изображений |
Для просмотра буклетов компании (и фотографий с корпоративных вечеринок) |
ACDSee | Google Picasa, IfranView, Imagine, и т.д. |
| 8 | Приложения для обмена сообщениями в режиме онлайн |
Для общения с клиентами, партнёрами, поставщиками в режиме онлайн |
ICQ, Skype | |
| 9 | Приложение для печати документов | Печать документов | Программа от производителя принтера |
|
| 10 | Антивирус | Не пропустить вирусы извне | Kaspersky, E-Set NOD32, продукты Norton, Dr.Web и т.д. |
Clam Antivirus + ClamWin |
| 11 | Карта города | Приложение — справочник города | ДубльГис | ДубльГис |
Символом * помечены «условно бесплатные» программы, входящие в стандартный набор Microsoft Windows. Их цена входит в цену операционной системы.
Все остальные программы могут радовать ваших сотрудников, но к работе никакого отношения иметь не будут.
Типовая ошибка №2. Отсутствие единых шаблонов и базы документов
Часто шаблоны документов хранятся на разных компьютерах. Бывает так, что один и тот же договор существует в пяти разных вариациях и никто не знает, какой из вариантов верный.
Правило №1. Задать стандарт для обозначения папок и документов, например:
Поставщики
01 Типовые договоры
1 Договор-шаблон.doc
2 Акт-шаблон.doc
02 Заключенные договоры
Правило №2. Создать шаблоны документов и назначить одного ответственного за их изменения. Если в вашей компании нет сервера, на котором вы храните все документы, запишите все шаблоны на CD-диск.
Правило №3. Удалить на компьютерах все не относящиеся к работе старые документы.
Типовая ошибка №3. Привлечение на работу «по дружбе» системного администратора
Чаще всего на работу системным администратором приглашают знакомого или «знакомого знакомых». В обязанности этого сотрудника входят установка программного обеспечения, заправка картриджей принтера, настройка почты и куча мелких дел.
Системный администратор будет иметь доступ ко всем компьютерам вашей компании, т.е. к финансовым документам, базам данных и прочей информации. Проверить его работу вам будет крайне сложно. Быть уверенным в том, что вся информация поздним вечером (это любимое время для работы сисадминов) не скопирована на флэшку и не вынесена за пределы предприятия — невозможно.
Очень часто системный администратор в небольшой компании за неимением работы целый день проводит в Интернете, высокомерно посматривает на других сотрудников, побеспокоивших его «элементарным вопросом».
Правило №1. При приеме на постоянную работу подпишите с системным администратором контракт с подробным описанием понятия «Конфиденциальность» для вашей компании.
Правило №2. Если в вашей компании пара компьютеров и один принтер, вам не нужен системный администратор на целый день. Заключите договор на обслуживание со сторонней организацией.
Правило №3. Системный администратор вовсе не программист или дизайнер сайта компании. Программист и дизайнер — это другие должности и требуют совершенно других навыков.
Типовая ошибка №4. Отсутствие буклетов, визиток, прайсов в электронном виде
Что вы должны получить, если вы заказываете буклет или визитку в рекламное агентство? Чаще всего Клиенту отдают результат в непонятном для него графическом формате.
Правило №1. Исполнитель должен сохранить результат в нескольких вариантах: и в графическом, и в текстовом. Рассмотрим на примере создания буклета. В этом случае вы должны получить:
| # | Что содержит файл? | Формат | Пример названия файла |
| 1 | Окончательный текст буклета. Текст может править сотрудник |
Текстовый | Текст_буклета.doc |
| 2 | Буклет может изменять другой дизайнер | Графический | Буклет.cdr |
| 3 | Буклет можно печатать, но изменять нельзя |
Графический в кривых | Буклет_в_кривых.cdr |
| 4 | Шрифты, которые используются в этом буклете |
Специализированные файлы | OfficinaSansSerif.ttf |
Если для буклета были использованы фотографии, они должны быть записаны в отдельной папке и иметь внятные названия файлов.
Правило №2. Результат должен быть записан на CD/DVD-диск. К диску должна прилагаться инструкция с описанием файлов. Из этого описания ваш сотрудник должен понимать, как эти файлы использовать.
Приведенные выше рекомендации минимальны, но их выполнение помимо относительного порядка поможет вам не зависеть от «программистов».
15 Августа 2008