Как выглядит процедура ЭКСПО

Участник прибывает в указанное место, где предъявляет документ, по которому получает:

• стартовый номер с чипом
• футболку 
• стартовый пакет

Если забег соревновательный и на длинную дистанцию, то участник должен еще показать медицинскую справку — допуск на определенную дистанцию. Медицинскую справку проверяют врачи, которые решают, допускать участника до соревнований или нет.

На больших соревнованиях набор стартового пакета зависит от выбранной участником дистанции и стоимости слота — билета на марафон.

Как выглядит традиционное ЭКСПО без автоматизации

Обычно организаторы описывают процедуру Экспо:

• определяют количество дней работы Экспо и порядок работы с участниками;
• создают инструкции, чек-листы действий сотрудников-волонтеров;
• привлекают волонтеров, распределяют роли и обучают работать по процедуре.

Традиционный способ организации Экспо — «бумажный», т.е. весь учет происходит «на бумаге»: у участника есть обходной лист для отметок, где и что он получил, и у волонтеров есть учетные ведомости (в лучшем случае — файлы на компьютере) для отметок, кому и что было выдано.

Такой способ организации Экспо требует больших затрат на волонтеров и их обучение. Рост количества участников требует кратно увеличивать число волонтеров. Большее количество людей повышает вероятность человеческой ошибки, особенно на продолжительных Экспо.

Одна из проблем — регистрация тех, кто решил участвовать в марафоне «в последний момент» и покупает слот на самом Экспо. Это создает организаторам проблемы:

• Данные по новым участникам нужно вносить и учитывать. Участников нужно включить в стартовые списки, передать судьям, передать в систему электронного хронометража;
• Волонтер может ошибиться в простых операциях, например, написать фамилию участника с ошибкой. Это создаст задержки у тех, кто обрабатывает стартовые списки и протоколы после события;
• Нужно следить за остатками (номеров, чипов, футболок и других материальных ресурсов) на разные дистанции и не продать лишних слотов и т.д.

Большинство марафонов в стране организуют именно «бумажное» Экспо просто потому, что создание своей платформы Экспо — дорогое удовольствие, которое могут позволить себе только мэйджоры и крупные спортивные события. Покупка же существующей платформы, если они есть, потребует дополнительных затрат на интеграцию.

Как было организовано Экспо в 2018 году

Экспо первого «Томского марафона» было «бумажным».

У волонтеров были ведомости, в которых проставлялись отметки по каждому участнику: получил номер, чип и стартовый пакет.

1. Во-первых — это было долго, особенно для тех, кто пришел к концу Экспо.
2. Во-вторых — возникали ошибки.
3. В-третьих — было сложно учесть материальные ресурсы (футболки нужных размеров, выданные номера и пр.).

Разработка платформы ЭКСПО для организации спортивных событий

Проектирование и реализация

Проанализировав весь спектр спортивных событий организаторов «Томского марафона», мы поняли, что процесс Экспо от события к событию разный. Например, новогодний забег «LoveRun» на 3 км был бесплатным, допускались участники всех возрастов, медицинские справки были не нужны, футболки не выдавались.

А у главного события «Томский марафон» — разные дистанции, на которые участник может быть допущен при выполнении тех или иных условий.

Мы решили сделать универсальный конструктор процесса прохождения экспо для того, чтобы организатор события настраивал и управлял экспо до и во время бегового события.

Определили требования к системе:

• гибкость настройки под формат каждого события;
• неограниченное количество забегов со своими условиями прохождения Экспо;
• гибкость системы — возможность внесения изменений во время экспо;
• простота использования для участников события;
• простота использования для организаторов;
• минимальные требования к аппаратной части.

Мы понимали, что не стоит делать мобильное приложение: такое решение ограничит организатров и участников событий, потребует больше времени и средств на разработку. Внесение изменений в мобильное приложение — процесс недетерменированный по времени, поэтому быстрое исправление ошибки, найденной при эксплуатации, невозможно.

Элементы Экспо

Мы определили несколько крупных блоков.

Роли сотрудников — роли на Экспо, например, «волонтер» или «медработник».

Функции — перечень действий участника — шаги прохождения Эскпо. Функция связана с ролью сотрудника.

Сотрудники — справочник сотрудников допущенных к работе на Экспо с указанием их ролей.

Инструкции — набор функций для каждой дистанции. Примеры:

а) Несоревновательный забег на 5 километров. На Экспо участник должен предъявить паспорт, после он получает номер, чип, футболку, браслет и стартовый пакет.

б) Полумарафон, 21 километр. На Экспо участник предъявляет паспорт и медицинский допуск. Если допуск оформлен верно, участник получает номер с чипом и браслет для допуска в стартовую зону. Футболку и стартовый пакет с набором для 21 км выдают, даже если справка не прошла проверку.

Рабочие места — группировки функций по физическим местам работы сотрудников. Например, на одном рабочем месте волонтер выполняет две функции: «выдать номер» и «выдать браслет». Рабочие места формируются исходя из среней скорости выполнения действий волонтерами и потенциальной нагрузки.

Все эти блоки взаимосвязаны между собой и настраиваются в системе управления Администратором системы.

Внедрение электронного ЭКСПО на «Томском марафоне»

Обучение сотрудников, волонтеров и медиков

Основные части системы были готовы к 5 июня, 6-го мы еще вносили изменения и писали инструкции.

Мы успели провести инструктаж медиков и волонтеров 7 июня за час до начала Экспо. Такое возможно только при простом интерфейсе и простых инструкциях. Обучали:

• 18 волонтеров, непосредственно работающих с бегунами;
• 2 руководителя волонтерской службы;
• 3 дежурных «Информационного центра».

Волонтеры получили планшеты, прошли авторизацию и были готовы к работе. Для организаторов был подготовлен запасной план на случай сбоев системы.

Работа электронного экспо на событии 7 и 8 июня

Экспо шло два дня: 7 и 8 июня. 7-го июня прошло 1500 человек и все было достаточно комфортно.

Медленнее проходили Экспо те участники, которые не успели прочитать инструкцию и не имели QR-код. Они обращались в «Информационный центр», их консультировали, печатали QR-код.

Были участники, которые покупали слот на Экспо. Выдача стартовых пакетов и продажа слотов продолжались до самого закрытия Экспо, до 22:00 часов 8 июня.

Безопасность и DDOS-атака

На второй день экспо, 8-го июня, пришелся основной поток участников. И возникла проблема: в 15:00 началась DDOS-атака на сервер, которую удалось погасить лишь к 16:50. Организаторам и участникам пришлось понервничать.

Из сложившейся ситуации мы сделали вывод:

Система электронного Экспо должна быть физически «отвязана» от интернета, необходима локальная копия сервера на экспо с переодической синхронизацией с основной системой. 

Результат

Электронное Экспо марафона — то решение, которое нам удалось сделать быстро и хорошо. 

На проектирование и разработку у нас ушло около полутора месяцев в очень напряженном режиме: изменения требований шли до 20 мая, а запустить и протестировать Экспо нужно было до 5 июня. К сожалению, за этот срок мы не успели дописать автоматический мониторинг метрик контроля прохождения Экспо.

Система универсальна и подходит к любым спортивным событиям, на которых есть этапы прохождения Экспо.

Совет для клиентов:

• заказывать организацию Экспо по готовой разработке — как минимум за 1 месяц до события;
• заказывать организацию Экспо «с нуля» — желательно за 6 месяцев до события.