Экспо для марафонов

ЭКСПО — регистрация и выдача участникам стартовых пакетов на каком-либо спортивном мероприятии


С 2018 года мы сотрудничаем с Томским марафоном
«Ярче!». Сначала мы сделали простой сайт, а в 2019 году решали несколько задач, одна из которых — разработка системы ЭКСПО для марафона. 

Процедура ЭКСПО выглядит так:

Участник прибывает в указанное место, где предъявляет документ, по которому получает:

  • стартовый номер с чипом
  • футболку 
  • стартовый пакет

Если забег соревновательный и на длинную дистанцию, то участник должен еще показать медицинскую справку — допуск на определенную дистанцию. Медицинскую справку проверяют врачи, которые решают, допускать участника до соревнований или нет.

На больших соревнованиях набор стартового пакета зависит от выбранной участником дистанции и стоимости слота — билета на марафон.

ТРАДИЦИОННАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ЭКСПО МАРАФОНОВ

Обычно организаторы описывают процедуру Экспо:

  • определяют количество дней работы Экспо и порядок работы с участниками;
  • создают инструкции, чек-листы действий сотрудников-волонтеров;
  • привлекают волонтеров, распределяют роли и обучают работать по процедуре.

Традиционный способ организации Экспо — «бумажный», т.е. весь учёт происходит «на бумаге»: у участника есть обходной лист для отметок где и что он получил, и у волонтеров есть учетные ведомости (в лучшем случае — файлы на компьютере) для отметок кому и что было выдано.

Такой способ организации Экспо требует больших затрат на волонтеров и их обучение. Рост количества участников требует кратно увеличивать число волонтеров. Большее количество людей повышает вероятность человеческой ошибки, особенно на продолжительных Экспо.

Одна из проблем — регистрация тех, кто решил участвовать в марафоне «в последний момент» и покупает слот на самом Экспо. Это создает организаторам проблемы:

  • Данные по новым участникам нужно вносить и учитывать. Участников нужно включить в стартовые списки, передать судьям, передать в систему электронного хронометража;
  • Волонтер может ошибиться в простых операциях, например, написать фамилию участника с ошибкой. Это создаст задержки у тех, кто обрабатывает стартовые списки и протоколы после события;
  • Нужно следить за остатками (номеров, чипов, футболок и других материальных ресурсов) на разные дистанции и не продать лишних слотов;
  • и т.д.

Большинство марафонов в стране организуют именно «бумажное» Экспо просто потому, что создание своей платформы Экспо — дорогое удовольствие, которое могут позволить себе только мэйджоры и крупные спортивные события. Покупка же существующей платформы, если они есть, потребует дополнительных затрат на интеграцию.

Экспо Томского марафона 2018

Экспо первого «Томского марафона» было «бумажным».

У волонтеров были ведомости, в которых проставлялись отметки по каждому участнику: получил номер, чип и стартовый пакет.

Во-первых — это было долго, особенно для тех, кто пришел к концу Экспо.

Во-вторых — возникали ошибки.

В-третьих — было сложно учесть материальные ресурсы (футболки нужных размеров, выданные номера и пр.).

Задачи Экспо 2019

Организаторы «Томского марафона» ожидали прирост участников на марафон-2019:

— хотели разнообразить виды дистанций,

— сделать прохождение экспо более комфортным,

— вести учёт материальных ресурсов,

— продавать слоты на марафона на самом экспо.

При этом на организацию экспо хотелось потратить как можно меньше ресурсов.

Сравним количество участников двух событий «Томский марафон 2018» и «Томский марафон 2019»:

ПЛАТФОРМА ЭКСПО ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ СПОРТИВНЫХ СОБЫТИЙ

Проектирование и реализация

Проанализировав весь спектр спортивных событий организаторов «Томского марафона», мы поняли, что процесс Экспо от события к событию разный. Например, новогодний забег «LoveRun» на 3 км был бесплатным, допускались участники всех возрастов, медицинские справки были не нужны, футболки не выдавались.

А у главного события «Томский марафон» — разные дистанции, на которые участник может быть допущен при выполнении тех или иных условий.

Мы решили сделать универсальный конструктор процесса прохождения экспо для того, чтобы организатор события настраивал и управлял экспо до и во время бегового события.

Мы определили требования к системе:

  • гибкость настройки под формат каждого события;
  • неограниченное количество забегов со своими условиями прохождения Экспо;
  • гибкость системы — возможность внесения изменений во время экспо;
  • простота использования для участников события;
  • простота использования для организаторов;
  • минимальные требования к аппаратной части.

Мы понимали, что не стоит делать мобильное приложение: такое решение ограничит организатров и участников событий, потребует больше времени и средств на разработку. Внесение изменений в мобильное приложение — процесс недетерменированный по времени, поэтому быстрое исправление ошибки найденной при эксплуатации невозможно.

Элементы Экспо

Мы определили несколько крупных блоков.

Роли сотрудников — роли на Экспо, например, «волонтер» или «медработник».

Функции — перечень действий (шагов прохождения Эскпо) участника. Функция связана с ролью сотрудника.

Сотрудники — справочник сотрудников допущенных к работе на Экспо с указанием их ролей.

Инструкции — набор функций для каждой дистанции. Примеры :

а) Несоревновательный забег на 5 километров. На Экспо участник должен предъявить паспорт, после он получает номер, чип, футболку, браслет и стартовый пакет.

б) Полумарафон, 21 километр. На Экспо участник предъявляет паспорт и медицинский допуск. Если допуск оформлен верно, участник получает номер с чипом и браслет для допуска в стартовую зону. Футболку и стартовый пакет с набором для 21 км выдают даже если справка не прошла проверку.

Рабочие места — группировки функций по физическим местам работы сотрудников. Например, на одном рабочем месте волонтёр выполняет две функции: «выдать номер» и «выдать браслет». Рабочие места формируются исходя из среней скорости выполнения действий волонтёрами и потенциальной нагрузки.

Все эти блоки взаимосвязаны между собой и настраиваются в системе управления Администратором системы.

Система управления Экспо

Задача Администратора — сконструировать Экспо. Внести данные по сотрудникам-волонтерам, назначить им роли. Администратор создает функции и инструкции — все связи и зависимости для конктретного события.

Важный момент: администратор может менять конфигурацию в случае возникновения «узких мест» во время работы Экспо. Например, может добавить новые функции и роли, переместить сотрудников с одного участка на другой, добавить новых сотрудников.

Личный кабинет сотрудника Экспо

Мы решили, что сотрудники будут работать с системой на планшетах или мобильных телефонах. Аутентификация проходит по QR-коду. Для волонтеров нужны предельно простой интерфейс, в котором он может найти участника марафона по ФИО, номеру и QR-коду. Когда волонтер открывает карточку участника, он видит все данные участнка, инструкцию для участника с индикацией процесса прохождения и возможные операции по участнику на его рабочем месте.

Личный кабинет участника спортивного события 

За 12 часов (это время задается при конструировании Экспо) до открытия Экспо пользователь получает в личном кабинете сгенерированный QR-код и инструкцию по прохождению Экспо. Инструкцию с QR-кодом можно сохранить на телефоне, в pdf-файле и распечатать при желании.

Когда участник приходит на Экспо ему нужно показывать личный документ один раз. Идентификации участника на всех этапах происходит по считыванию его QR-кода допуска на Экспо.

Технология и аппартная часть

  • Операционные системы: FreeBSD;
  • Вёрстка: HTML, CSS, LESS, БЭМ;
  • Фронт-енд: JavaScript, jQuery;
  • Системы контроля версий: Git;
  • Языки программирования: PHP;
  • Базы данных: MySQL;
  • Система администрирования сайта Adx CMS 
  • Выделенный сервер;
  • 7-дюймовые планшеты

Для работы системы не нужно специальное программное обеспечение и интернет.
Нужна локальная Wi-fi сеть для работы планшетов.

ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ЭКСПО НА «ТОМСКОМ МАРАФОНЕ»

Обучение

Основные части системы были готовы к 5 июня, 6-го мы еще вносили изменения и писали инструкции.

Мы успели провести инструктаж медиков и волонтеров 7 июня за час до начала экспо. Такое возможно только при простом интерфейсе и простых инструкциях.

Волонтеров было 18 человек непосредственно работающих с участниками, 2 руководителя волонтерской службы и 3 дежурных «Информационного центра».

Волонтеры получили планшеты, прошли авторизацию и были готовы к работе.

Для организаторов был подготовлен запасной план на случай сбоев системы.

Работа электронного экспо

Экспо шло два дня: 7 и 8 июня. 7-го июня прошло 1500 человек и все было достаточно комфортно.

В среднем участник проходил экспо за 5-6 минут, на один этап уходила 1-2 минуты. Паспорт или другой документ, удостоверящий личность, предъявлялся 1 раз, на стадии идентификации участника.

Медленнее проходили Экспо те участники, которые не успели прочитать инструкцию и не имели QR-код. Они обращались в «Информационный центр», их консультировали, печатали QR-код.

Были участники, которые покупали слот на Экспо. Выдача стартовых пакетов и продажа слотов продолжались до самого закрытия Экспо, до 22:00 часов 8 июня.

Безопасность и DDOS-атака

На второй день экспо, 8-го июня, пришелся основной поток участников. И возникла проблема: в 15:00 началась DDOS-атака на сервер, которую удалось погасить лишь к 16:50. Организаторам и участникам пришлось понервничать.

Из сложившейся ситуации мы сделали вывод:

Система электронного Экспо должна быть физически «отвязана» от интернета, необходима локальная копия сервера на экспо с переодической синхронизацией с основной системой. 

РЕЗУЛЬТАТ

Электронное Экспо марафона — то решение, которое нам удалось сделать быстро и хорошо. 

На проектирование и разработку у нас ушло около полутора месяцев в очень напряженном режиме: изменения требований шли до 20 мая, а запустить и протестировать Экспо нужно было до 5 июня. К сожалению, за этот срок мы не успели дописать автоматический мониторинг метрик контроля прохождения Экспо.

Система универсальна и подходит к любым спортивным событиям, на которых есть этапы прохождения Экспо.

Отзыв клиента

Отношения у нас строятся не как «клиент и заказчик»

Александр Анатольевич Гордиевских директор Томского марафона «Ярче!» октябрь 2019

Марафон – это очень ответственное и строго регламентированное мероприятие. С точки зрения IT-обеспечения мы для себя выбрали компанию «Онлайн-Медиа», сотрудничество с которой продолжается уже третий год. Наверное, не было ни одной минуты, когда я бы пожалел об этом. <...>

Другие задачи на Томском марафоне

Поделиться: