С 2004 года ведём разработку сайтов под ключ и сложных сайтов, автоматизируем бизнес-процессы и создаём системы учёта времени.

15 лет работы — 20 сотрудников — 200 000+ человеко-часов

Экспо для марафонов

экспо марафона
Экспо марафона

С 2018 года мы сотрудничаем с Томским марафоном «Ярче!»: сначала мы сделали простой сайт, а в 2019 году решали несколько задач, одна из которых — разработка системы ЭКСПО для марафона. 

ЭКСПО — регистрация и выдача участникам стартовых пакетов на каком-либо спортивном мероприятии.

Процедура выглядит так: участник прибывает в указанное место, где предъявляет документ, по которому получает:

  • стартовый номер с чипом
  • футболку 
  • стартовый пакет

Если забег соревновательный и на длинную дистанцию, то участник должен еще показать медицинскую справку — допуск на определенную дистанцию. Медицинскую справку проверяют врачи, которые решают, допускать участника до соревнований или нет.

На больших соревнованиях набор стартового пакета зависит от выбранной участником дистанции и стоимости слота — билета на марафон.

Традиционная организация Экспо марафонов

Обычно организаторы описывают процедуру Экспо:

  • определяют количество дней работы Экспо и порядок работы с участниками;
  • создают инструкции, чек-листы действий сотрудников-волонтеров;
  • привлекают волонтеров, распределяют роли и обучают работать по процедуре.

Традиционный способ организации Экспо — «бумажный», т.е. весь учёт происходит «на бумаге»: у участника есть обходной лист для отметок где и что он получил, и у волонтеров есть учетные ведомости (в лучшем случае — файлы на компьютере) для отметок кому и что было выдано.

Такой способ организации Экспо требует больших затрат на волонтеров и их обучение. Рост количества участников требует кратно увеличивать число волонтеров. Большее количество людей повышает вероятность человеческой ошибки, особенно на продолжительных Экспо.

Одна из проблем — регистрация тех, кто решил участвовать в марафоне «в последний момент» и покупает слот на самом Экспо. Это создает организаторам проблемы:

  • Данные по новым участникам нужно вносить и учитывать. Участников нужно включить в стартовые списки, передать судьям, передать в систему электронного хронометража;
  • Волонтер может ошибиться в простых операциях, например, написать фамилию участника с ошибкой. Это создаст задержки у тех, кто обрабатывает стартовые списки и протоколы после события;
  • Нужно следить за остатками (номеров, чипов, футболок и других материальных ресурсов) на разные дистанции и не продать лишних слотов;
  • и т.д.

Большинство марафонов в стране организуют именно «бумажное» Экспо просто потому, что создание своей платформы Экспо — дорогое удовольствие, которое могут позволить себе только мэйджоры и крупные спортивные события. Покупка же существующей платформы, если они есть, потребует дополнительных затрат на интеграцию.

Экспо Томского марафона 2018

Экспо первого «Томского марафона» было «бумажным»: у волонтеров были ведомости, в которых проставлялись отметки по каждому участнику: получил номер, чип и стартовый пакет. Во-первых, это было долго, особенно для тех, кто пришел к концу Экспо. Во-вторых — возникали ошибки. В третьих — было сложно учесть материальные ресурсы (футболки нужных размеров, выданные номера и пр.).

Сравним количество участников двух событий «Томский марафон 2018» и «Томский марафон 2019»:

Томский марафон 2018

Зарегистрировалось 2098 участников, из них:  468 на марафон, 1034 на полумарафон и 596 человек на 5 км. На детский забег подано 460 заявок. 

Участвовало: 1680 спортсменов, 400 детей. 

4 дистанции: марафон, полумарафон, пятерка, 1 километр.

Экспо шло 2 дня.

Томский марафон 2019

Зарегистрировалось 4139 участников, из них:  598 на марафон, 1679 на полумарафон и 1038 человек на 5 км. На детский забег подано 824 заявок.

Участвовало 2855 спортсменов, 570 детей. 

8 дистанций: марафон, марафон-эстафета, полумарафон, полумарафон-эстафета, северная ходьба — полумарафон, северная ходьба — полумарафон-эстафета, пятерка, 1 километр.

Экспо шло 2 дня.

Задачи Экспо

Организаторы «Томского марафона» ожидали прирост участников на марафон-2019, хотели разнообразить виды дистанций, сделать прохождение экспо более комфортным, вести учёт материальных ресурсов, продавать слоты на марафона на самом экспо. При этом на организацию экспо хотелось потратить как можно меньше ресурсов.

Платформа Экспо для организациии спортивных событий

Проектирование и реализация

Проанализировав весь спектр спортивных событий организаторов «Томского марафона» мы поняли, что процесс Экспо от события к событию разный. Например, новогодний забег «LoveRun» на 3 км был бесплатным, допускались участники всех возрастов, медицинские справки были не нужны, футболки не выдавались.

А у главного события «Томский марафон» — разные дистанции, на которые участник может быть допущен при выполнении тех или иных условий.

Мы решили сделать универсальный конструктор процесса прохождения экспо для того, чтобы организатор события настраивал и управлял экспо до и во время бегового события. 

Мы определили требования к системе:

  • гибкость настройки под формат каждого события;
  • неограниченное количество забегов со своими условиями прохождения Экспо;
  • гибкость системы — возможность внесения изменений во время экспо;
  • простота использования для участников события;
  • простота использования для организаторов;
  • минимальные требования к аппаратной части.

Мы понимали, что не стоит делать мобильное приложение: такое решение ограничит организатров и участников событий, потребует больше времени и средств на разработку. Внесение изменений в мобильное приложение — процесс недетерменированный по времени, поэтому быстрое исправление ошибки найденной при эксплуатации невозможно.

Элементы Экспо

Мы определили несколько крупных блоков.

Роли сотрудников — роли на Экспо, например, «волонтер» или «медработник».

Функции — перечень действий (шагов прохождения Эскпо) участника. Функция связана с ролью сотрудника.

Сотрудники — справочник сотрудников допущенных к работе на Экспо с указанием их ролей.

Инструкции — набор функций для каждой дистанции. Примеры :

а) Несоревновательный забег на 5 километров. На Экспо участник должен предъявить паспорт, после он получает номер, чип, футболку, браслет и стартовый пакет.

б) Полумарафон, 21 километр. На Экспо участник предъявляет паспорт и медицинский допуск. Если допуск оформлен верно, участник получает номер с чипом и браслет для допуска в стартовую зону. Футболку и стартовый пакет с набором для 21 км выдают даже если справка не прошла проверку.

Рабочие места — группировки функций по физическим местам работы сотрудников. Например, на одном рабочем месте волонтёр выполняет две функции: «выдать номер» и «выдать браслет». Рабочие места формируются исходя из среней скорости выполнения действий волонтёрами и потенциальной нагрузки.

Все эти блоки взаимосвязаны между собой и настраиваются в системе управления Администратором системы.

Система управления Экспо

Задача Администратора — сконструировать Экспо. Внести данные по сотрудникам-волонтерам, назначить им роли. Администратор создает функции и инструкции — все связи и зависимости для конктретного события.

Важный момент: администратор может менять конфигурацию в случае возникновения «узких мест» во время работы Экспо. Например, может добавить новые функции и роли, переместить сотрудников с одного участка на другой, добавить новых сотрудников.

Личный кабинет сотрудника Экспо

Мы решили, что сотрудники будут работать с системой на планшетах или мобильных телефонах. Аутентификация проходит по QR-коду. Для волонтеров нужны предельно простой интерфейс, в котором он может найти участника марафона по ФИО, номеру и QR-коду. Когда волонтер открывает карточку участника, он видит все данные участнка, инструкцию для участника с индикацией процесса прохождения и возможные операции по участнику на его рабочем месте.

Личный кабинет участника спортивного события 

За 12 часов (это время задается при конструировании Экспо) до открытия Экспо пользователь получает в личном кабинете сгенерированный QR-код и инструкцию по прохождению Экспо. Инструкцию с QR-кодом можно сохранить на телефоне, в pdf-файле и распечатать при желании.

Когда участник приходит на Экспо ему нужно показывать личный документ один раз. Идентификации участника на всех этапах происходит по считыванию его QR-кода допуска на Экспо.

Технология и аппартная часть

  • Операционные системы: FreeBSD;
  • Вёрстка: HTML, CSS, LESS, БЭМ;
  • Фронт-енд: JavaScript, jQuery;
  • Системы контроля версий: Git;
  • Языки программирования: PHP;
  • Базы данных: MySQL;
  • Система администрирования сайта Adx CMS 
  • Выделенный сервер;
  • 7-дюймовые планшеты

Для работы системы не нужно специальное программное обеспечение и интернет. Нужна локальная Wi-fi сеть для работы планшетов.

Внедрение электронного экспо на «Томском марафоне»-2019

Основные части системы были готовы к 5 июня, 6-го мы еще вносили изменения и писали инструкции. 

Обучение

Мы успели провести инструктаж медиков и волонтеров 7 июня за час до начала экспо. Такое возможно только при простом интерфейсе и простых инструкциях.

Волонтеров было 18 человек непосредственно работающих с участниками, 2 руководителя волонтерской службы и 3 дежурных «Информационного центра».

Волонтеры получили планшеты, прошли авторизацию и были готовы к работе.

Для организаторов был подготовлен запасной план на случай сбоев системы.

Работа электронного экспо

Экспо шло два дня: 7 и 8 июня. 7-го июня прошло 1500 человек и все было достаточно комфортно.  

В среднем участник проходил экспо за 5–6 минут, на один этап уходила 1-2 минуты. Паспорт или другой документ, удостоверящий личность предъявлялся 1 раз, на стадии идентификации участника.

Медленнее проходили Экспо те участники, которые не успели прочитать инструкцию и не имели QR-код. Они обращались в «Информационный центр», их консультировали, печатали QR-код.

Были участники, которые покупали слот на Экспо. Выдача стартовых пакетов и продажа слотов продолжались до самого закрытия Экспо, до 22:00 8 июня.

Безопасность и DDOS-атака

На второй день экспо, 8-го июня, пришелся основной поток участников. И возникла проблема: в 15:00 началась DDOS-атака на сервер, которую удалось погасить лишь к 16:50. Организаторам и участникам пришлось понервничать.

Из сложившейся ситуации мы сделали вывод: система электронного Экспо должна быть физически «отвязана» от интернета, необходима локальная копия сервера на экспо с переодической синхронизацией с основной системой. 

Результат

Электронное Экспо марафона — то решение, которое нам удалось сделать быстро и хорошо. 

На проектирование и разработку у нас ушло около полутора месяцев в очень напряженном режиме: изменения требований шли до 20 мая, а запустить и протестировать Экспо нужно было до 5 июня. К сожалению, за этот срок мы не успели дописать автоматический мониторинг метрик контроля прохождения Экспо.

Система универсальна и подходит к любым спортивным событиям, на которых есть этапы прохождения Экспо.

Отзыв клиента

Отношения у нас строятся не как «клиент и заказчик»

Александр Анатольевич Гордиевских директор Томского марафона «Ярче!» октябрь 2019

Марафон – это очень ответственное и строго регламентированное мероприятие. С точки зрения IT-обеспечения мы для себя выбрали компанию «Онлайн-Медиа», сотрудничество с которой продолжается уже третий год. Наверное, не было ни одной минуты, когда я бы пожалел об этом.

Поделиться: