Резюме: учет времени в IT-компании как норма производственного процесса. Как работает инструмент TaskTracker.

За годы работы в Online-Media перепробовали множество систем учета времени сотрудников. Важно было не только понимать, на каком этапе находится задача и сколько часов потратил сотрудник на ее выполнение. Нужно было сделать этот мониторинг абсолютно прозрачным как для самого работника, так и для его руководителя. А главное — для заказчика. В итоге разработали свой инструмент — TaskTracker. Как он устроен?

Например, в рабочей неделе у одного программиста 40 часов, в месяц «набегает» 160–168 часов. Это время, которое будет потрачено на проекты клиентов и ими оплачено.

Сотрудник видит задачи, которые поставил ему руководитель, коллеги или он сам для себя. Приступая к выполнению, он включает таймер. Когда работа над задачей закончена или приостановлена, сотрудник этот таймер выключает. Проекты состоят из набора задач. Конечная стоимость проекта — всё время, потраченное компанией на решение всех задач проекта.

«Мы знаем, сколько времени сотрудник отработал в день. Перегружен он или нет. Сколько часов потратил на эту задачу, а сколько — на ту. И сам сотрудник видит эти цифры и может планировать рабочее время. Например, сместить график на раннее утро или на вечер или настроить планировщик. Это положительно влияет на дисциплину работника, на его мотивацию», — говорит Анна Крампец, директор Online-Media.

Вся информация хранится в системе 10 лет. На основе этих данных прогнозируется длительность той или иной работы. И соответственно, стоимость задачи для клиента. Постоянные клиенты Online-Media также имеют доступ к TaskTracker. Они могут в реальном времени видеть, когда и сколько работает исполнитель над их задачей. «Это помогает заказчику более четко планировать бюджет проекта, а нам — выстраивать с ним доверительные и долгие отношения», — отмечает Анна.

В систему включены инструменты для бюджетирования и отслеживания финансовых показателей. В любой момент можно выгрузить отчет для клиента с указанием затраченного времени и выполненных задач.

Здесь же хранятся контактные данные сотрудников и инструкции для них. Есть разные уровни доступа к задачам, разный приоритет. Но самый важный компонент — учет времени. На нем построена экономическая модель компании Online-Media.

Подробнее об учете трудозатрат и прозрачной отчетности рассказывает Анна Крампец, CEO Online-Media.

Подробнее по теме:

• Система постановки задач и контроль их выполнения
• Учет времени программистов
• Инструменты для дистанционной работы

Полный контроль над процессом

1. Неограниченное количество проектов в системе.
2. Проект может быть разделен на неограниченное количество подпроектов — так можно учитывать затраты на «узкие процессы».
3. Контроль загрузки сотрудников онлайн в любое время.
4. Быстрая постановка задач при дистанционной работе сотрудника.
5. Бюджетирование проектов, отдельных задач.
6. Мониторинг онлайн для внешних клиентов (заказчиков) по проектам.
7. Отслеживание финансовых показателей по проектам, по рентабельности проектов, сотрудников.
8. P&L (отчет о финансовых результатах).
9. Готовые отчеты для внешних клиентов.

Возможности для менеджеров проектов — планирование и контроль

1. В каждый проект назначаются сотрудники с разными ролями (например, менеджеры, программисты и т.д.).
2. По проекту можно получить полный отчет по задачам, потраченном на задачи времени, типам работ, сотрудникам.
3. Проекты могут бюджетироваться.
4. Задачи можно приоретизировать, менять статусы.
5. Система помогает контролировать исполнение задач через планировщик задач.
6. Отслеживание загрузки сотрудников персонально и по группам.
7. Генерация готовых отчетов по проектам.

Возможности для сотрудников — каждый в курсе своих задач и сроков

1. Сотрудники могут работать с таск-трекером удаленно.
2. Сотрудники видят свои задачи в рамках «роли» и назначенных прав.
3. Управление временем: самостоятельное распределение времени между задачами.
4. Комментирование задач.
5. Создание чек-листов на задачи.

Для каких компаний подходит учёт времени?

Наш принцип учета задач и времени сотрудников подходит тем, где доход предприятия напрямую связан со временем сотрудников. TaskTracker может пригодиться при схеме Time&Material в дизайнерских, IT-компаниях при разработке:

• рекламных кампаний
• дизайнерских проектов 
• программных продуктов 

Заключение

TaskTracker «заточен» под наше производство и как отдельный продукт мы его не продаём. Этот инструмент нам помогает очень и мы уже не представляем другой организации работы.

Если вы ищите подобное решение или вам нужна консультация — обращайтесь, возможно мы сможем помочь.