Система постановки задач и контроль их выполнения

В нашей работе самый главный ресурс — время сотрудников. В рабочей неделе у одного программиста 40 часов, в месяц «набегает» 160–168 часов. Это время, которое будет потрачено на проекты клиентов. Проекты состоят из набора задач, таким образом себестоимость и конечная стоимость всего проекта — все время, потраченное компанией на решение всех задач проекта.

Наш подход - скурпулезный учет задач и рабочего времени. И это время нужно учитывать с минимальными потерями на учет. Для этого нужна система.

Могли ли мы выбрать уже готовую систему? Конечно, и мы пытались. В самом начале пути систем еще не было и мы вели учет в Exel: по проектам, по задачам. Потом появились системы. Сначала была попытка вести учет и планирование Х. Попытка была неудачной - система для нас была слишком "тяжелой". Затем 2 года работали в сторонней программе, было удобно вести реестр задач, но мы не могли контролировать динамику. И еще мы хотели получать разнообразные отчеты: по проектам, по клиентам, по группам задач, так, чтобы видеть связь между потраченным временм и заработанными деньгами. В итоге мы постепенно, за последние 8 лет написали свою программу.

Задачи, которые мы решили:

все задачи по проекту в одном месте;

учет всех ресурсов компании;

честные отношения между компанией и сотрудниками;

честная отчетность перед клиентами.

Меняются процессы - изменяется система. Решены вопросы безопасности, сейчас мы управляем:

Приоритеты и статусы задач;
Учет затраченного времени;
Полное состояние проекта;
Загруженность сотрудников - каждый в курсе своих задач и сроков;
Всю информацию, доступы, исходные данные в одном месте;
Готовые отчеты;
Финансы по проекту.

Сотрудники компании участвуют в управлении своим временем и могут (если это не отржается на календарных сроках) свободнее им оперировать: если у сотрудника есть переработки, то он может брать отгулы или получать премиальные. Если же все время не отработано, то тратить выходные или отпуск на компенсацию этого времени.

Постановка задач

Технологическая цепочка постановки задач выглядит так:

Клиент и менеджер проекта формируют задачу. Менеджер передает задачу на реализацию. Исполнитель реализует задачу.

Над задачей могут последовательно работать несколько сотрудников.

Контроль выполнения задач

Менеджер проекта видит загруженность сотрудников и передает задачи в работу с четом этой загрузки. Все задачи имеют разный тип, приоритезацию. Обсуждение задач ведется внутри задач. Над задачей может работать несколько исполнителей последовательно. Менеджер может посмотреть в графике хронометраж по задаче.

Скриншоты программы

Отчетность перед клиентом

Все отчеты автоматически генерируются в системе и состоят из списка задач, затраченного времени и дат. Каждую задачу можно проверить — мы храним историю.

Пример отчета для клиента

Для каких компаний подойдет решение?

Пока мы не продаем систему отдельно, так как она полностью настроена и отражает наш бизнес-процесс. Но можем под заказ установить для предприятия со сходным принципом учета времени сотрудников.

Модель хорошо ложится на управленческие задачи, разработку рекламных кампаний, маркетинг, разработку дизайнерских проектов — там, где доход предприятие напрямую связан с временем сотрудников.