Система постановки задач и контроль их выполнения

В нашей работе самый главный ресурс — время сотрудников

В рабочей неделе у одного программиста 40 часов, в месяц «набегает» 160-168 часов. Это время, которое будет потрачено на проекты клиентов. Проекты состоят из набора задач, таким образом, себестоимость и конечная стоимость всего проекта — всё время, потраченное компанией на решение всех задач проекта.

Наш подход — скурпулезный учет задач и рабочего времени. И это время нужно учитывать с минимальными потерями на учет. Для этого нужна система.

Могли ли мы выбрать уже готовую систему?

Конечно, и мы пытались. В самом начале пути систем еще не было, и мы вели учет в Excel: по проектам, по задачам. Потом появились системы. Сначала была попытка вести учет и планирование Х. Попытка была неудачной — система для нас была слишком «тяжелой». Затем 2 года работали в сторонней программе, было удобно вести реестр задач, но мы не могли контролировать динамику. И еще мы хотели получать разнообразные отчеты: по проектам, по клиентам, по группам задач, так, чтобы видеть связь между потраченным временем и заработанными деньгами.

В итоге, за последние 8 лет мы постепенно, поэтапно написали свою программу.

Задачи, которые мы решили:

  • все задачи по проекту в одном месте;
  • учет всех ресурсов компании;
  • честные отношения между компанией и сотрудниками;
  • честная отчетность перед клиентами.

Меняются процессы — изменяется система.

Решены вопросы безопасности, сейчас в нашем управлении:

  • приоритеты и статусы задач;
  • учет затраченного времени;
  • полное состояние проекта;
  • загруженность сотрудников — каждый в курсе своих задач и сроков;
  • вся информация, доступы, исходные данные в одном месте;
  • готовые отчеты;
  • финансы по проекту.

Сотрудники компании участвуют в управлении своим временем и (если это не отражается на календарных сроках) могут свободнее им оперировать: если у сотрудника есть переработки, то он может брать отгулы или получать премиальные. Если же всё время не отработано, то тратить выходные или отпуск на компенсацию этого времени.

По теме: Экспертное сравнение таск-трекеров и систем управления проектами
11 ноября 2017 года, секция «Управление проектами» конференции «Город ИТ» от SibEDGE

Постановка задач

Технологическая цепочка постановки задач выглядит так:

  • Клиент и менеджер проекта формируют задачу.
  • Менеджер передает задачу на реализацию.
  • Исполнитель реализует задачу.

Над задачей могут последовательно работать несколько сотрудников.

Контроль выполнения задач

Менеджер проекта видит загруженность сотрудников и передает задачи в работу с учетом этой загрузки. Все задачи имеют разный тип, приоритет. Обсуждение задач ведется внутри задач — в ленте комментариев. Над задачей может работать несколько исполнителей поэтапно. Менеджер может посмотреть в графике хронометраж по задаче.

 

Отчетность перед клиентом

Все отчеты автоматически генерируются в системе на заданный промежуток времени и состоят из:

  • списка задач
  • затраченного времени
  • дат исполнения

Каждую задачу можно проверить — мы храним историю.

Для каких компаний подойдет решение?

Пока мы не продаем систему отдельно, так как она полностью настроена и отражает наш бизнес-процесс. Но можем под заказ установить для предприятия систему со сходным принципом учета времени сотрудников.

Модель хорошо ложится на управленческие задачи, разработку рекламных кампаний, маркетинг, разработку дизайнерских проектов — там, где доход предприятия напрямую связан со временем сотрудников. 

Рекомендуем использовать подобный подход на предприятиях с выделенными IT-отделами.

Проконсультироваться:

+8-800-201-99-21

+7-(3822)-46-82-12

06:00-14:00 (МСК)

Отправить заявку на оценку

Поделиться: