Система постановки задач и контроль их выполнения
В нашей работе самый главный ресурс — время сотрудников
В рабочей неделе у одного программиста 40 часов, в месяц «набегает» 160-168 часов. Это время, которое будет потрачено на проекты клиентов. Проекты состоят из набора задач, таким образом, себестоимость и конечная стоимость всего проекта — всё время, потраченное компанией на решение всех задач проекта.
Наш подход — скурпулезный учет задач и рабочего времени. И это время нужно учитывать с минимальными потерями на учет. Для этого нужна система.
Могли ли мы выбрать уже готовую систему?
Конечно, и мы пытались. В самом начале пути систем еще не было, и мы вели учет в Excel: по проектам, по задачам. Потом появились системы. Сначала была попытка вести учет и планирование Х. Попытка была неудачной — система для нас была слишком «тяжелой». Затем 2 года работали в сторонней программе, было удобно вести реестр задач, но мы не могли контролировать динамику. И еще мы хотели получать разнообразные отчеты: по проектам, по клиентам, по группам задач, так, чтобы видеть связь между потраченным временем и заработанными деньгами.
В итоге, за последние 8 лет мы постепенно, поэтапно написали свою программу.
Задачи, которые мы решили:
- все задачи по проекту в одном месте;
- учет всех ресурсов компании;
- честные отношения между компанией и сотрудниками;
- честная отчетность перед клиентами.
Меняются процессы — изменяется система.
Решены вопросы безопасности, сейчас в нашем управлении:
- приоритеты и статусы задач;
- учет затраченного времени;
- полное состояние проекта;
- загруженность сотрудников — каждый в курсе своих задач и сроков;
- вся информация, доступы, исходные данные в одном месте;
- готовые отчеты;
- финансы по проекту.
Сотрудники компании участвуют в управлении своим временем и (если это не отражается на календарных сроках) могут свободнее им оперировать: если у сотрудника есть переработки, то он может брать отгулы или получать премиальные. Если же всё время не отработано, то тратить выходные или отпуск на компенсацию этого времени.
По теме: Экспертное сравнение таск-трекеров и систем управления проектами
11 ноября 2017 года, секция «Управление проектами» конференции «Город ИТ» от SibEDGE
Постановка задач
Технологическая цепочка постановки задач выглядит так:
- Клиент и менеджер проекта формируют задачу.
- Менеджер передает задачу на реализацию.
- Исполнитель реализует задачу.
Над задачей могут последовательно работать несколько сотрудников.
Контроль выполнения задач
Менеджер проекта видит загруженность сотрудников и передает задачи в работу с учетом этой загрузки. Все задачи имеют разный тип, приоритет. Обсуждение задач ведется внутри задач — в ленте комментариев. Над задачей может работать несколько исполнителей поэтапно. Менеджер может посмотреть в графике хронометраж по задаче.
Скриншоты программы
Отчетность перед клиентом
Все отчеты автоматически генерируются в системе на заданный промежуток времени и состоят из:
- списка задач
- затраченного времени
- дат исполнения
Каждую задачу можно проверить — мы храним историю.
Для каких компаний подойдет решение?
Пока мы не продаем систему отдельно, так как она полностью настроена и отражает наш бизнес-процесс. Но можем под заказ установить для предприятия систему со сходным принципом учета времени сотрудников.
Модель хорошо ложится на управленческие задачи, разработку рекламных кампаний, маркетинг, разработку дизайнерских проектов — там, где доход предприятия напрямую связан со временем сотрудников.
Рекомендуем использовать подобный подход на предприятиях с выделенными IT-отделами.