В нашей работе самый главный ресурс — время сотрудников. В рабочей неделе у одного программиста 40 часов, в месяц «набегает» 160-168 часов. Это время, которое будет потрачено на проекты клиентов. Проекты состоят из набора задач, таким образом себестоимость и конечная стоимость всего проекта — все время, потраченное компанией на решение всех задач проекта.
Наш подход — скурпулезный учет задач и рабочего времени. И это время нужно учитывать с минимальными потерями на учет. Для этого нужна система.
Могли ли мы выбрать уже готовую систему? Конечно, и мы пытались. В самом начале пути систем еще не было, и мы вели учет в Excel: по проектам, по задачам. Потом появились системы. Сначала была попытка вести учет и планирование Х. Попытка была неудачной — система для нас была слишком «тяжелой». Затем 2 года работали в сторонней программе, было удобно вести реестр задач, но мы не могли контролировать динамику. И еще мы хотели получать разнообразные отчеты: по проектам, по клиентам, по группам задач, так, чтобы видеть связь между потраченным временем и заработанными деньгами. В итоге мы постепенно, за последние 8 лет написали свою программу.
Задачи, которые мы решили:
- все задачи по проекту в одном месте;
- учет всех ресурсов компании;
- честные отношения между компанией и сотрудниками;
- честная отчетность перед клиентами.
Меняются процессы — изменяется система. Решены вопросы безопасности, сейчас в нашем управлении:
- Приоритеты и статусы задач;
- Учет затраченного времени;
- Полное состояние проекта;
- Загруженность сотрудников — каждый в курсе своих задач и сроков;
- Вся информация, доступы, исходные данные в одном месте;
- Готовые отчеты;
- Финансы по проекту.
Сотрудники компании участвуют в управлении своим временем и (если это не отражается на календарных сроках) могут свободнее им оперировать: если у сотрудника есть переработки, то он может брать отгулы или получать премиальные. Если же все время не отработано, то тратить выходные или отпуск на компенсацию этого времени.
Постановка задач
Технологическая цепочка постановки задач выглядит так:
- Клиент и менеджер проекта формируют задачу.
- Менеджер передает задачу на реализацию.
- Исполнитель реализует задачу.
Над задачей могут последовательно работать несколько сотрудников.
Контроль выполнения задач
Менеджер проекта видит загруженность сотрудников и передает задачи в работу с учетом этой загрузки. Все задачи имеют разный тип, приоритет. Обсуждение задач ведется внутри задач. Над задачей может работать несколько исполнителей поэтапно. Менеджер может посмотреть в графике хронометраж по задаче.
По теме: Экспертное сравнение таск-трекеров и систем управления проектами.
11 ноября 2017 года, секция «Управление проектами» конференции «Город ИТ».
