Пример разработки CRM для школы английского языка «Британия»

Отрасль:

Тип работ:

Платформа:

Технологии:

Интеграция:

Британия — ведущая томская школа английского языка, работает с 1999 года. В школе обучается порядка 1000 человек: дошкольники, школьники и взрослые.

С языковой школой «Британия» мы сотрудничаем с 2011 года. Мы разработали для них Систему по автоматизации бизнеса внутри компании. Когда у фирмы возникают новые задачи и потребности, мы вносим изменения в их систему управления. По сути, мы уже несколько раз частично переписали первоначальный вариант.

Изменения действенные — мы с самого начала закладываем в систему возможность масштабирования. По мнению директора школы «Британия» Михаила Сидорова, эта оперативность и постоянное сотрудничество хорошо влияют на работу компании.

Входная страница сайта школы английского языка
Входная страница сайта школы английского языка Британия. Дизайнер: Андрей Гончар.

На раннем этапе

У компании был простой информационный сайт с системой администрирования. Но с  2011 года «Британия» проводит в Томске «Олимпиаду по английскому языку среди средних школьников». Конкурсные этапы проходили в школах, и учителя английского языка передавали результаты учеников и ведомости в «Британию». Менеджеры компании переносили данные из бумажных форм в электронные. Клиент хотел показывать на сайте результаты и сократить бумажную работу своих сотрудников.

Перед нами стояла задача — показывать на сайте школы результаты каждого этапа олимпиады. Решение этой задачи стало первым шагом компании к индивидуальной CRM-системе.

Компания развивается, с каждым годом увеличивается набор учеников и растет документооборот. Рост увеличивал затраты на управление, приводил к сбоям и ошибкам при наборе и распределении учеников по группам.

Директор «Британии» — Михаил Сидоров — тот редкий предприниматель, который стремится найти оптимальное решение для лучшего результата и тщательно прорабатывает все бизнес-процессы компании.

Задачи и модули системы

Текущая CRM-система привязана к бизнес-модели предприятия и состоит из специализированных модулей. С изменениями процессов изменяется и система. Без преувеличений можем сказать, что текущая степень автоматизации дает школе высокие конкурентные преимущества на рынке. Мы опишем очень грубо несколько задач и блоков. Нужно:

  • автоматизировать рутинные процессы, чтобы исключить человеческие ошибки;
  • реализовать многопользовательский доступ;
  • интегрировать с сайтом;
  • интегрировать с 1С;
  • обеспечить безопасность клиентских данных;
  • обеспечить высокую скорость работы — система должна быстро работать с большим объемом информации, выдерживать высокие нагрузки.

Процесс «Продажи»

Работа менеджеров в горячий для школы период набора напрямую влияет на то, какое количество учеников будет у школы в учебном году. Процесс продаж сейчас максимально автоматизирован. В модуле есть:

  • задачи множества типов, с уникальным наборами статусов, состояний и переходов между ними;
  • автоматическое создание задач — по событиям, по расписанию;
  • исполнители, группы исполнителей, гибкая система напоминаний;
  • контроль исполнения заданий администраторами.

Процесс «Расчет расписания»

Расчет расписания — наша гордость, автоматизация этого процесса позволила клиенту полностью уйти от составления расписания вручную, что критично при большом потоке учеников.

При наборе учеников менеджеры собирают персональные расписания: в какие дни и в какое время ученику будет удобно заниматься. К персональным расписаниям добавляются факторы:

  • возрастная группа ученика,
  • уровень знания языка,
  • свободные аудитории,
  • преподаватели.

Задача — автоматически составить оптимальное расписание для всех учеников, преподавателей и аудиторий без потерь.

Сейчас во время набора одновременно работает несколько менеджеров и финальная генерация расписания занимает 2,5 минуты. Раньше на этот процесс уходило несколько дней и куча бумаги — все данные распечатывались.

Технологически к текущему алгоритму мы пришли на третью иттерацию и уверены, что на подобную реализацию способны далеко не все разработчики. Если вы разработчик и знаете удачный алгоритм по реализации расчета расписания — ждем вас.

Интеграция CRM и сайта компании

В этой части реализованы бизнес-процессы неспосредственной работы с клиентами: учениками и их родителями, учителями школы и внешними учителями. В текущей реализации есть:

  • личные кабинеты учеников;
  • личные кабинеты преподавателей;
  • блок «Олимпиада» (поиск, публикация результатов, выдача сертификата).

Технологии

При выборе технологического решения мы решали задачи безопасности, высокой нагрузки и относительной дешевизны. Хотим еще раз подчеркнуть задачу безопасности клиентских данных, из-за которой облачное или коробочное решение клиенту не подходило. Поначалу большую часть функций учета выполняла 1C. Сейчас ее роль падает и все больше функций перетекает в CRM.

  • Операционные системы: Linux;
  • Верстка: HTML, CSS, LESS, БЭМ;
  • Фронтенд: JavaScript, jQuery;
  • Системы контроля версий: Git;
  • Языки программирования: PHP;
  • Базы данных: MySQL;
  • Интеграция: 1С, СМС-сервис.

Сайт «живет» на собственном сервере компании с ежедневным резервным копированием.

Взаимодействие

Клиент описывает требования к модели бизнес-процесса в общем виде или на уровне архитектуры, мы реализуем. Над системой работают:

  • аналитик
  • программисты
  • верстальщики
  • UX-специалист
  • дизайнер

Резюме

Мы работаем с «Британией» 7 лет и видим динамичный рост компании: вкладывая средства в автоматизацию, клиент сокращает время на оперативное управление и усиливает положение компании на рынке.

Отзыв Михаила Сидорова, директора компании

Мы работаем с компанией Online-Media уже 7 лет

Михаил Сидоров директор школы английского языка «Британия», г. Томск октябрь 2018

Начали наше сотрудничество с сайта школы английского языка «Британия» — публичной его части. Но уже тогда стали всерьез задумываться об автоматизации всех процессов в школе. Вскоре мы начали работу над сложной системой управления школой, работу долгую и объемную, потому что система постоянно усовершенствуется. 

Другие работы:

Разработка сложной системы для ассоциации оценщиков
Разработка сложной системы для ассоциации оценщиков
Пример разработки сайта с CRM-системой для оценщиков Ассоциации СРОО «Экспертный совет».
Конвертер данных геосканера GPR2
Конвертер данных геосканера GPR2
Небольшая георадарная компания г. Норильска решала задачу обработки геоданных.
Разработка электронной медицинской библиотеки
Разработка электронной медицинской библиотеки
Разработка для компании BookUp полоноценной электронной библиотеки с подписной моделью. 
Поделиться: