У нас в компании есть разные варианты удалённой коммуникации. Например, клиент находится очень далеко, или другой вариант — сотрудник уехал на ПМЖ в другой город, но остался в штате. Для этого есть несколько инструментов, которые мы используем ежедневно: 

• Инструменты для коммуникации с клиентами
• Инструменты для внутренней коммуникации
• Инструменты для постановки и контроля задач

I. Инструменты для коммуникации с клиентами

Инструмент: Project Managment (АРМ) — позволяет заказчикам ставить нам задачи дистанционно и обсуждать решения по своему проекту, не прибегая к телефонным переговорам и переписке по электронной почте. Система имеет распределённые права и работает в браузере.

Из плюсов: сохранение истории за последние 10 лет.

Разработчик: Online-Media.Ru

Используем для коммуникации уже традиционные сторонние сервисы: Telegram, Skype, Trello, WhatsApp, телефон, почту. Но (это важно) — аккумулируем итоги переговоров, решений в APM или внутренней системе постановки задач. Сейчас для проведения совещаний используем Skype.

II. Инструменты для внутренней коммуникации команды

Инструмент: Mattermost — используем для обсужения проектов, внутренних задач. Работает по принципу программы Discord: в нем можно создавать отдельные каналы обсуждений или отправлять личные сообщения конкретному пользователю, пересылать файлы, документы, смотреть видео в окне воспроизведения при передаче ссылки.

Разработчик: Mattermost Inc

Для групповой коммуникации по одному из направлений пользуемся еще и Telegram.

III. Инструмент для управления требованиями, учёта рабочего времени и контроля

Инструмент: TaskTracker (TS) — позволяет сотрудникам видеть все свои задачи: приоритетные и менее важные задачи по всем проектам. Менеджеры видят загрузку, распределяют последовательность задач, перезначают и т.д. По всем проектам собирается детальная статистика по типам задач, самим задачам, бюджету проектов. Система также помогает осуществлять контроль исполнения задач сотрудниками: отследить прогресс выполнения той или иной задачи и затраченное на это время.

На все сложные проекты клиенты получают мониторинг и могут онлайн отслеживать нашу работу: какие задачи выполняются и сколько денег тратится. 

Из плюсов: сохранение истории за последние 10 лет.

Разработчик: Online-Media.Ru

• Как устроен таск-трекер Online-Media

Организация доступов

Удаленный доступ к офисным компьютерам и серверам — необходим ведущим разработчикам и администраторам. Осуществляется с помощью VPN, требует более продвинутой версии Windows, чем Windows Home, «домашняя».

Сложно ли работать удалённо? Мнения наших коллег

Мы провели небольшое интервью с сотрудниками нашей IT-компании, чтобы выяснить, как повлиял на их работу переход из офисной работы на удаленную в условиях вынужденной самоизоляции. У разных специалистов — разная точка зрения, всё зависит от выполняемых задач и психологических факторов: предпочтительной обстановки, атмосферы на рабочем месте, уровня общительности человека.

Конечно же, важное значение имеет и сфера деятельности компании — в IT-сфере, где и повседневно высок процент дистанционной работы, осуществить полный переход на удаленную работу гораздо проще, но и здесь есть разница между работой программистов-разработчиков и других специалистов.

Александра, программист-разработчик

У меня нет сложностей с удаленной работой, разницы никакой. По-моему, единственная сложность удаленной работы у разработчика в команде — это коммуникации, но так как в моей работе команды, по факту, нет, то и проблем никаких нет. В текущих проектах взаимодействия с верстальщиком тоже нет, только с руководителем. Если необходимо что-то обсудить — идет общение через программу постановки задач. Единственный минус для меня — это отсутствие полноценного рабочего места дома, с большим дополнительным монитором. Думаю, разница в работе есть у менеджеров, которые много общаются с разработчиками в проекте и лично с клиентами.

Ольга, заместитель директора, интернет-маркетолог

Перейти на удаленную работу было не сложно. Все инструменты, которыми ты пользуешься в офисе, легко использовать дома. Для задач, требующих физическое железо, у нас сделан удаленный доступ к своему рабочему месту. Это тоже очень удобно. Всё под рукой. Какие бы задачи перед тобой не стояли. В моей работе используются: 

• APM — отличная программа менеджмента, всё поделено по проектам, категориям, удобный поиск, темы позволяют распределять информацию, что удобно в поиске ее в будущем.
• TS — место, в котором хранится вся информация, конечно, это удобно. Для руководителя, который хочет быть погруженным в разные сферы бизнеса — это важно, удобно, сокращает время на поиск и обработку необходимой информации.

Чат — я к нему привыкла. Не знаю, чем его можно заменить, потому он имеет место быть. Хотя и есть то, что мне в нем не нравится. Но в условиях рабочих отношений — вполне приемлемый инструмент общаться только с коллегами на рабочие темы и не только.

Светлана, программист-разработчик

Именно работать удаленно — нельзя сказать, что сильно сложно. Технически, у нас всё супер, всё доступно, понятно, поддержка чуть ли не круглосуточно. Минусы «удаленки»:

• больше тратишь времени на объяснения (вместо того, чтобы подойти сказать или показать, нужно писать, делать скриншоты, чтобы не был «глухой телефон»).
• нет рабочей атмосферы, особенно для тех, у кого есть дети (много приходится отвлекаться, не получается надолго непрерывно сосредоточиться).

Плюс удаленной работы для меня — только в отсутствии необходимости ездить. Но таким, как я, продуктивности это не прибавляет...

Марина, видео- и smm-маркетолог

Легко организовать работу на удаленке, если работаешь в программе учета времени и задач TS. Всё, что нужно — это наличие удобного места: компьютера, планшета, ноутбука и интернета. Как показала практика, я легко организовала офис на дому, так как в программе сохраняются доступы ко всем проектам.

Задачи по проектам в режиме онлайн передаю своим коллегам, также получаю от них «обратку». Нет никаких ограничений.

Я когда-то внутренне сопротивлялась такому новшеству, мне казалось, что это излишний контроль и ограничение твоей свободы. Работа у меня в том числе и творческая, придумать идею — это совсем другой процесс, нежели ее реализация. Но оказалось, что эта программа помогает дисциплинировать себя, сразу видно, где ты «зависаешь», где можешь подтянуть свои слабые места.

А главное, TS в новых условиях самоизоляции оказалась самым эффективным инструментом, не теряя рабочего ритма, начать работать на удаленке. Это круто, проверно на мне!

Внутренний чат мне не нужен, в ритме моей работы мне удобнее телеграм или ватсапп, которые всегда под рукой, в смартфоне.

Александр, менеджер проектов

Определённо, работа «на удалёнке» требует более высокого уровня самоорганизации в сравнении с офисным подходом, с другой стороны, это свобода в выборе места и времени. В нашей компании есть все условия для комфортного сотруднечества вне зависимоси от места, времени и растояния — имеются все необходимые инструменты для быстрой сегментации требований клиентов — что называется, «разложить по полочкам» и «ничего не потерять» нам позволяет система Adex Project Managment, а Task Tracker позволяет мне и коллегам включиться в любую задачу в любой момент и обеспечивает заказчика подробнейшими отчетами о проделанной работе. В общем — наши процессы давно отлажены и полностью готовы к подобным новациям.

Инна, менеджер проектов adx CMS

По «удаленке» работать не сложно, но приятней все-таки «вживую». Плюсы наличия специальных инструментов:

• TS  — сообщения фиксируются, и всегда можно посмотреть (и клиенту, и мне) требования и комментарии по задаче. Также удобно, что на каждую проблему или требование создается задача, или несколько задач, и по каждой видно: сколько времени уходит на исполнение, какие вопросы возникали, и как их решали. В том числе сколько времени потрачено на решение.
• Использование APM или Trello — удобно тем, что несколько включенных/заинтересованных людей в одной группе видят сообщения, и не надо звонить каждому и сообщать.

Алла, редактор о преимуществах TS

У работы офлайн есть свои преимущества, но они в наше время не столь существенны. В конце концов, для эффективного взаимодействия с коллегами есть телефон, почта, скайп и мессенджеры, а также наша программа для постановки задач и учета времени TS. Система позволяет мне выполнять свою работу удаленно. Это особенно актуально в условиях карантина.

Качество работы при этом не теряется. Я получаю от коллег задачи, включаю таймер, выполняю, отсылаю. Удобно фиксировать время, потраченное на конкретного клиента. Удобно знать общий тайминг — сколько часов ты проработал сегодня; сколько за неделю.

Для работника на окладе можно установить лимит, который надо выполнить за месяц. Можно также оплачивать работу по часам.

В программу интегрирован чат, если что-то непонятно, можно задать вопрос, оставить комментарий.

К плюсам программы можно отнести дополнительные функции — здесь у меня всегда под рукой:
— доступы ко всем ресурсам, имеющим отношение к данному клиенту
— возможность просмотреть все задачи, которые когда-либо выполнялись для данного клиента — и мои, и всего коллектива
— календарь

Программа расширяет возможности главного редактора, позволяя работать удаленно с авторами, где бы они ни находились. Есть возможность установить программу на смартфоне, что весьма удобно. Несложный короткий пост я могу написать и в кофейне — прямо в TS в поле для комментариев.

Если кто-то поставил мне новую задачу или прислал новый комментарий внутри нее, то она выделяется, как в почте «Непрочитанные сообщения». Также можно настроить онлайн-уведомления о новых задачах, чтобы ничего не пропустить.

Еще статьи по теме:

• Как устроен таск-трекер Online-Media

• Учет времени программистов